【24卒】面接日程調整メールの書き方・マナーを例文と共に解説！｜新卒採用

就職活動が進んでいくと、必ずあるのが企業とのメールでのやり取り。
どのようにメールを書けば良いのか分からない就活生も多いはずです。今回は面接日程調整メールに特化して、書き方やマナーをご紹介します。
基本を守って、企業に好印象を与えましょう！

はじめに

応募した企業から面接の日程の案内があったものの、試験や家庭の事情で面接に行けない場合、日程調整を依頼しなければなりません。しかし、企業にメールを送ったことがないため、どのようにメールを書けば良いのか分からず、困っている就活生もいることでしょう。

今回は、面接日程調整メールの書き方やビジネスメールの基本について詳しく解説します。後半では、シチュエーション別に4つの例文をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

メール返信の基本

企業にメールを送る前に、メールの基本を理解しておきましょう。メールの本文は、以下の要素で構成されています。

・宛先
・あいさつ
・内容
・締め
・署名

宛先には担当者の名前を書く前に、企業名と部署名を記載します。企業名には株式会社も含めるようにしてください。

その次に「お世話になります」といったあいさつを記入し、自分の大学名、学部、名前をフルネームなど記載して自己紹介します。「お世話になっております。△△大学〇〇学部■■学科4年　山田太郎です。」といった文章です。

その後、伝えたい内容を分かりやすく書きます。書く内容によっては箇条書きも使うことで、読みやすいメール仕上がるでしょう。最後に締めの言葉を記入します。たとえば、「ご多忙の折恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」といった言葉で絞めてください。

件名については、文言を変えると管理しづらくなります。そのため、そのままの文言を使い、「Re」も残したままで返信してください。

最後に記入する署名について
締めの言葉の後に記入する署名は、以下の内容が含まれたものです。

・自分の名前
・大学名
・連絡先

以下の例を参考にして署名を作ってみてください。

【署名の例】

**********************************
山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
**********************************

面接日程の調整メール

ここまでは、メールの基本について詳しく解説しました。お伝えした内容を頭に入れてメールを作成すれば、応募先の企業に対して失礼のないメールに仕上がります。

しかし、実際のメールを確認しなければ、どのようにメールを作成すれば良いのか分からないと思っている就活生も多いことでしょう。そこで、シチュエーション別に4つの返信例をご紹介します。

提示された日程を承諾する場合（例文）

まずは、企業から提示された面接の日程を承諾する場合の例文をご紹介します。

【メールの例文】

件名：Re:【〇〇株式会社】面接日程のご連絡

〇〇株式会社
人事部　佐藤和夫様

お世話になります。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

この度は面接の日程についてご案内いただき、ありがとうございます。
必要書類を持参の上、下記日時に貴社にお伺いいたします。

7月12日（水）10時
〇〇株式会社　2F会議室

お忙しい中面接のお時間を作っていただき、誠にありがたく思います。
恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

**********************************
山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
**********************************

Point
提示された面接の日程を承諾するメールを送信する場合は、確認のため提示された日時も記入しましょう。曜日まで記入しておくのがポイントです。

また、上記例文のように面接の日程を連絡してもらったことと、面接の時間を作ってもらえたことに対する感謝の気持ちを、忘れずに伝えるようにしてください。

提示された日程の都合がつかない場合（例文）

つづいて、提示された面接日程の都合がつかない場合の例文をご紹介します。

【メールの例文】

件名：Re:【〇〇株式会社】面接日程のご連絡

〇〇株式会社
人事部　佐藤和夫様

お世話になります。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

この度は面接の日程についてご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
あいにくご提示いただきました日程は、大学の試験と被っているため
お伺いすることができない状況です。

こちらの都合で大変申し訳ございませんが、下記日程なら貴社にお伺いできますので、
いずれかの日程で調整していただくことは可能でしょうか。

7月21日（月）11時～16時
7月22日（火）12時～17時
7月24日（木）10時～15時

上記でご都合はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

**********************************
山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
**********************************

Point
面接の日程調整を企業に依頼する場合は、希望の日程は3つほど提示すると良いでしょう。希望の日程を伝えなければ、企業の方から再度、面接の日程が提示されると思います。しかし、再度提示された日程でも都合がつかない場合もあるので、上記のメールの例文のように候補日を伝えるようにしましょう。

面接日を変更したい場合（例文）

面接日決定後に、やむを得ない事情で面接日の変更を依頼することもあるかもしれません。その場合に参考となる例文をご紹介します。

【メールの例文】

件名：Re:【〇〇株式会社】面接日程のご連絡

〇〇株式会社
人事部　佐藤和夫様

お世話になります。
先日、7月21日（月）11時に面接のお約束をいただいております
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

大変恐縮ですが家庭の事情により、
お約束の日程にお伺いすることが難しくなってしまいました。

日程調整でお手数をお掛けしたにも関わらず、
誠に申し訳ございません。

こちらの都合で大変申し訳ございませんが、可能でしたら下記日程で
再度面接の日程を調整していただけませんでしょうか。

7月28日（月）10時～16時
7月29日（火）13時～17時
7月30日（水）10時～16時

上記日程でご調整が難しい場合は、再度候補日をお伝えさせていただきます。

お忙しいところ、再度の日程調整でお手を煩わせて大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

**********************************
山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
**********************************

Point
先ほどご紹介した面接の日程を調整する例文と同様に、新たに希望する面接日程を3つほど提示しましょう。日程の変更の理由は、詳しく書く必要はありません。

ただし、軽はずみな日程調整依頼は印象が悪くなってしまう可能性があります。やむを得ない事情がない限り、1度目に調整してもらった日程に面接を受けるようにしてください。

日程調整後のお礼メール（例文）

面接の日程を調整してもらったら、お礼のメールを送るのがマナーです。以下の例文を参考にして、お礼のメールを送りましょう。

【メールの例文】

件名：Re:【〇〇株式会社】面接日程のご連絡

〇〇株式会社
人事部　佐藤和夫様

お世話になります。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

面接の日程につきまして、ご了承いただき誠にありがとうございます。
それでは、調整していただきました以下の日程にお伺いさせていただきます。

7月28日（月）11時～

この度はご多忙のところお手数をおかけして、申し訳ありませんでした。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

**********************************
山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
**********************************

Point
日程調整後のお礼のメールには、最初に面接日を変更してくれたことに対しての、感謝の気持ちを記載してください。また、確認のため調整後の日時も記入しておきましょう。

まとめ

冒頭でもお伝えしたとおり、企業にメールを送る際はビジネスメールの基本を理解しておかなければなりません。メールの本文には、宛先、あいさつ、伝えたい内容、締めのあいさつ、署名を必ず含めるようにしてください。

署名については、一度作成すると何度も使用できます。そのため、ご紹介した署名の例を参考にして署名を作成し、保存しておくと良いでしょう。

なお、実際にメールを送る際は、シチュエーションによってはしっかりと感謝の気持ちや謝罪を伝えるようにしてください。日程調整を依頼する場合は、こちらから候補日を提示するのがポイントです。

ご紹介したメールの例文を参考にして、採用担当者に評価してもらえるメールを作ってくださいね。